Pokladnica

Papierový hárok (Extranet: Fakturácia: Pokladnice: v akomkoľvek dodávateľovi zvolím svoju pokladnicu: hore vpravo “Stiahnuť prázdny hárok”)
1. zapisujú sa všetky pohyby v pokladnici, okrem úhrady od zákazníkov a presunov medzi svojimi kasami.
2. každý mesiac - nový hárok, tzn. že na 1 hárku sa nemôžu nachádzať pohyby z 2 rôznych mesiacov
3. úplne hore na každý hárok napísať svoje meno + priezvisko
4. vysvetlenie jednotlivých stĺpcov na hárku:
  1. Dátum: dátum vkladu/výberu hotovosti
  2. Výber: suma, ktorú platím (ak ide o vklad, do políčka “Výber” dám “/”)
  3. Vklad: suma, ktorú príjmem /napr. ak mi niekto presúva peniaze do mojej kasy/ (ak ide o výber, do políčka “Vklad” dám “/”)
    1. Suma (pri vklade aj výbere): pred číslom pridať znak “=” z bezpečnostných dôvodov, za číslo pridať znak €
  4. Účel: na aký účel bola platba použitá, napr. dobierka, presun, výber…
    1. dobierka: vždy je potrebné napísať “Dobierka” - “názov firmy” - v skratke, čo bolo vnútri
    2. presun: Presun z/do kasy xxx s.r.o.
    3. výber: Výber pre xxx (meno) /najčastejšie sa robí výber pre Lukáša A./
  5. Doklad o úhrade: príjmový doklad + faktúra
    1. ak mám príjmový, aj faktúru - napíšem dva znaky ✓ ✓
    2. ak mám len jeden doklad (príjmový) - napíšem jeden znak ✓ a jeden znak “x”
    3. ak nemám žiadny doklad (napr. pri presune), napíšem jeden znak “x”
  6. Podpis: podpísať to musí vždy čo najskôr ten, kto robil objednávku. Nezáleží na tom, kto je uvedený ako adresát na balíku, dôležité je, kto je objednávateľ. (Ak ide o platbu v hotovosti na pošte, podpisuje to Tomáš S., resp. Lukáš A.)
Doklady:
1. ku každej platbe musí byť doklad!!! - dobierka = príjmový doklad + faktúra
2. platba napr. v obchode, reštike, na pošte… = príjmový doklad (bloček)
3. všetky doklady si treba odkladať do samostatného euroobalu (ideálne zoradené od najstaršieho po najnovší)
4. ak mám k jednej platbe príjmový + faktúru + bloček (faktúru), všetko pripnúť spolu tak, aby príjmový bol úplne navrchu, pod ním bloček (faktúra) preložený tak, aby nevybledol a pod tým faktúra A4
5. vždy pripnúť spolu doklady, ktoré spolu súvisia
6. príjmový doklad si pýtať ešte predtým, ako odovzdám peniaze! (hlavne pri Alze pozor na to)
7. pri každej dobierke - MUSÍ byť príjmový doklad aj faktúra !!! príjmový pýtať od kuriéra, faktúru ak nedá kuriér, pýtať si ju od toho, kto balík otvára!!!
8. iba v prípade, že objednávateľ (napr. Lukáš A.) povie, že faktúru neposkytne, napísať do hárku, že “bez faktúry”.
9. ALZA.SK:
  1. v balíku sa štandardne nachádza aj faktúra (ide o doklad v tvare pokladničného bločku)
  2. A4 faktúru si vie každý vytlačiť sám, a ak nie - pýtať si ju od Kitty / Tomáša…
10. Systémová pokladnica (Extranet: Fakturácia: Pokladnice)
11. ku každému dodávateľovi (okrem All4Net a Atomer.cz) treba mať vytvorenú pokladnicu
12. každý správca má 1 hlavnú pokladnicu, z ktorej sa systémovo vykonávajú všetky platby
13. názov pokladnice: “názov dodávateľa” - “meno + priezvisko správcu pokladnice”
14. platby od zákazníkov sa do systémovej pokladnice dopĺňajú automaticky, napr. príde zákazník, ktorý zaplatí kredit (dodávateľ MojeSidlo s.r.o.), platba sa automaticky pridá do pokladnice MojeSidlo s.r.o. toho, kto rieši platbu
15. presuny medzi vlastnými pokladnicami: vyberiem pokladnicu, z ktorej presúvam peniaze a kliknem na “Pridať pohyb”
16. Typ pohybu: Presun medzi pokladnicami
17. Pokladnice: vyberiem pokladnicu, do ktorej presúvam peniaze
18. Suma: napíšem sumu, ktorú presúvam
19. kliknem na button “Pridať pohyb”
20. Pokladnička (reálna pokladnica s kľúčikom)
21. odporúčam priebežne si zoraďovať peniaze, kvôli lepšiemu prehľadu + pri odovzdávaní kasy to musí byť zoradené
22. zoradené od najmenšej bankovky (navrchu) po najväčšiu
23. mince tiež zoradiť do skupín
24. vždy si pokladničku treba zamykať (kľúčik pripnutý pri svojich kľúčoch)
25. PRESUN: vždy, keď je v kase viac ako 800 €, je potrebné spraviť presun k niekomu inému do kasy!!!
26. ak má niekto z nás (Kitty, Katka…) málo peňazí, tak presun navzájom medzi sebou
27. ak máme všetci veľa, presun sa spraví do Tomášovej kasy
Odovzdávanie kasy
vždy prvý pracovný deň na začiatku mesiaca (alebo ak dostaneme pokyn, tak v iný deň)
odovzdáva sa:
EUROOBAL: papierový hárok za predchádzajúci mesiac (napr. odovzdávanie kasy je 01.12., odovzdávam novembrový hárok)
zvyšné nevyplnené riadky v hárku preškrtnúť “x”
EUROOBAL: všetky doklady za predchádzajúci mesiac
pozor! ak príde dobierka napr. 01.11., ale dátum dodania na faktúre bol 31.10., platbu napíšem do novembrového hárku, ale doklady odovzdám už v rámci odovzdávania dokladov za október!!!
EUROOBAL: pokladnice (A4 papiere) ku všetkým dodávateľom, v ktorých mám vytvorenú pokladnicu
Extranet: Fakturácia: Pokladnice
nastaviť filter od 1. dňa toho mesiaca, za ktorý sa odovzdáva kasa až do dňa, kedy kasu odovzdávame (napr. odozdávanie kasy je 01.12., filter nastavím od 01.11. do 01.12.)
pred vytlačením papierov sa snažiť, aby sa každá pokladnica zmestila na 1 papier (upraviť veľkosť stránky pri tlačení), samozrejme ak by to bolo príliš malé a nečítateľné, dať to na 2 A4 OBOJSTRANNE, ak to bude aj tak na viac strán, tak zopnúť spolu…
každá pokladnica (okrem hlavnej) musí obsahovať konečnú sumu 0 € !!!
ku každej pokladnici napísať dole konečnú sumu, dátum odovzdania kasy a svoj podpis
EUROOBAL: EPH za predchádzajúci mesiac (ten, kto to má na starosti) / FA od Slovenskej pošty za inkaso sepa (ten, kto to má na starosti)
kasa (“kontrolór” len prepočíta, či sedia peniaze a vráti nám ich naspäť)
Alza FA platené cez TatraPay (Kitty)
faktúry, ktoré som platila cez účet (Kitty)
pripraviť si aj veľkú obálku, na ktorú sa nalepí lístoček so svojím menom
vždy ešte pred odovzdávaním si všetko dobre skontrolovať!